El presupuesto que tu cliente firma desde el móvil

GOexperto genera la hoja de encargo a partir del presupuesto del expediente: objeto del servicio, alcance de los trabajos, documentación necesaria, desglose con IVA y suplidos, condiciones y forma de pago. El cliente la recibe por correo o WhatsApp, la lee entera y la firma desde el móvil; el documento firmado queda archivado con la fecha del servidor y la huella digital del documento.

Es una firma electrónica simple (Reglamento eIDAS, art. 25): tiene efectos jurídicos y sirve como prueba, aunque no equivale a una firma cualificada. Se recoge con el consentimiento expreso del cliente y queda registrada con la fecha y la hora del servidor, su dirección IP y la huella digital SHA-256 del documento tal y como se le mostró. Esa huella permite demostrar que el documento no ha cambiado después de firmarlo, y el documento firmado incorpora un acta con todos esos datos.

No. Recibe un enlace por correo o por WhatsApp, lo abre en el móvil, lee el documento completo y firma con el dedo. No hace falta cuenta, ni aplicación, ni imprimir ni escanear nada.

La página, sí: le habla en su idioma (español, francés, inglés, árabe o portugués; la app lo sugiere y tú lo confirmas), con un selector para cambiarlo. El documento se firma en castellano y la página se lo dice antes de enseñárselo: se traduce lo que lo rodea, no el contrato. La casilla que marca antes de firmar queda en el acta, en su idioma y en castellano, y los correos que recibe le llegan en su idioma.

Sí, en el mismo enlace. Al enviar la hoja de encargo marcas «Pedir también su firma para los impresos» y, cuando firma la hoja, la misma página le pide la firma de sus modelos EX y sus mandatos, con su autorización aparte: puede usar la que acaba de hacer o hacer otra. Son dos firmas con dos constancias, y ninguna se reutiliza sin que lo diga quien firma: la hoja, con su huella y su acta; la de los impresos, con su línea en el historial del cliente.

Sí. Puedes cambiar el color de marca, la densidad, el título, los textos de alcance, condiciones y forma de pago, qué bloques se imprimen y hasta cómo se llama cada apartado. Tu logo, tu firma y tus datos fiscales se toman de tu perfil, y la vista previa te enseña el documento real mientras lo ajustas.

Sí, y son dos bloques distintos. El clausulado se escribe en un cuadro de texto, con un título por cláusula y sus apartados debajo, así que puedes pegarlo desde Word tal y como lo tengas redactado; se imprime a todo el ancho de la página y antes del cuadro de la firma. Si todavía no tienes clausulado, hay un botón que te pone las trece cláusulas habituales de un encargo profesional con el nombre de tu gestoría, tu correo y tu provincia ya dentro, para que las adaptes. La información de protección de datos va en un anexo aparte, en su propia página al final, con tus datos de responsable y los del cliente ya rellenos; ahí el cliente contesta lo que de verdad es voluntario (imágenes, comunicaciones comerciales) en la misma pantalla en la que firma, las casillas salen sin marcar como exige el RGPD y sus respuestas quedan registradas en el acta del documento. Los dos vienen apagados: hasta que los enciendas, tu hoja de encargo sale exactamente igual. El texto es tuyo y lo cambias entero, así que quien responde de esa redacción es tu despacho, igual que las condiciones del servicio.

El precio de cada servicio es lo que paga el cliente. En el catálogo de servicios indicas qué tipo de IVA se aplica y cuánto de ese precio corresponde a tasas o gastos que adelantas por el cliente. La hoja de encargo desglosa base imponible, cuota de IVA y suplidos por separado, porque los suplidos ni llevan IVA ni forman parte de la base.

De tu propio catálogo. Defines una vez los documentos que sueles pedir, agrupados como quieras, y en cada hoja de encargo marcas los que hacen falta para ese caso concreto. Si te falta uno, lo escribes en el buscador y se crea sin salir de la pantalla. Además puedes marcar los que el cliente ya ha entregado, y salen con la casilla marcada en el documento.

La hoja de encargo no es solo un papel que se firma: la lista de documentos se queda viva como control del expediente. En la ficha del presupuesto ves cuántos faltan, cuáles y qué día llegó cada uno de los que ya tienes; en la ficha del cliente y en el listado de presupuestos aparece un aviso de los que quedan pendientes. Y tu cliente ve su propia lista en el portal de seguimiento, así que muchas veces ni tiene que preguntártelo.